Van proberen naar gewoon zo werken
Je hebt je eerste pilot gedraaid of misschien zelfs meerdere. Je hebt gezien wat er gebeurt als mensen reageren zonder cv of motivatiebrief en dat de praktijk je meer vertelt dan papier ooit deed.
Mooi! Maar één geslaagde pilot is nog geen werkwijze. In Basis zorg je ervoor dat Open Baan blijft werken, ook als de kartrekker op vakantie is. Meer functiegroepen, duidelijke afspraken over wie wat doet, collega’s die meedoen in plaats van meekijken, en een inwerkperiode die staat.
In vijf stappen maak je van een experiment de normale manier van werknemers vinden. Hieronder vind je werkbladen die je helpen om met Open Baan Basis aan de slag te gaan.
Stap 1 · Gesprek loslaten
In Start werkte je soms nog met een gesprek. In Basis laat je dat los.
De kandidaat meldt zich aan, komt op de kandidatenlijst en krijgt de kans om te starten. Dat is het uitgangspunt. Na een pilot ontdekken veel organisaties dat het gesprek weinig toevoegt: de harde eisen zijn bekend; of iemand succesvol is, zie je pas in de praktijk.
Reflectievraag: Welke informatie halen we nu uit gesprekken en welke hebben we echt nodig voordat iemand start?
Een bedrijfsbezoek mag wel. Bespreek als je belt of de kandidaat eerst wil zien hoe het werk eruitziet, met wie iemand samen gaat werken, welke tijden gelden en wat de eerste weken betekenen. Daarna bepaalt de kandidaat zelf of hij of zij wil starten.
Het gesprek vooraf is geen selectiemoment. Een bedrijfsbezoek helpt de kandidaat met kiezen, niet jullie.
Stap 2 · Groeiplan
Breid Open Baan stap voor stap uit naar meer functiegroepen.
Begin met functies die lijken op je pilot. Begon je met schoonmakers? Kijk dan ook naar andere facilitaire functies, zoals linnenservice of catering. Je hoeft niet alles tegelijk om te zetten.
Voorbeeldopbouw
- Periode 1 — 1 functiegroep
- Periode 2 — 3 functiegroepen
- Periode 3 — alle geschikte vacatures
Nog even niet
- Alles tegelijk omzetten
- Specialistische of wettelijk gebonden functies forceren
- Uitbreiden zonder eigenaar of onboarding
Noteer per functiegroep wat je nodig hebt om de overstap te maken. Gebruik daarvoor het groeiplan in het werkblad hieronder.
Stap 3 · Organisatiecanvas
Maak Open Baan onderdeel van jullie werkwijze, niet van één persoon.
Veel pilots starten met één enthousiaste collega. Dat is vaak waarom ze slagen, maar ook het grootste risico. Wat gebeurt er als die collega vertrekt of druk is met andere projecten?
Vul per taak in wie verantwoordelijk is: eindverantwoordelijkheid, plaatsen van vacatures, kandidatenlijst, bedrijfsbezoeken, ondersteuning van leidinggevenden, begeleiding, signaleren bij vastlopen, resultaten bijhouden en evalueren.
Snelle check: Kun je dit met “ja” beantwoorden?
Als iemand morgen ziek is, loopt Open Baan dan gewoon door.
Minimaal twee mensen weten hoe de methode werkt.
Iedereen weet bij wie ze met vragen terechtkunnen.
Verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.
Open Baan is onderdeel van ons proces, niet van één persoon.
Een succesvolle pilot draait op enthousiasme. Een succesvolle aanpak draait om duidelijke afspraken.
Stap 4 · Draagvlak
Niet iedereen is meteen enthousiast. Dat is normaal. Praat erover en deel ervaringen uit de pilot.
Veel collega’s hebben jarenlang gewerkt met cv’s, brieven en selectiegesprekken. Dan ontstaan er vragen: “Wat als we de verkeerde aannemen?” “Hoe weten we of iemand geschikt is?” “Wordt dit niet te vrijblijvend?”
Deel daarom resultaten: aantal reacties, snelheid van invullen, ervaringen van leidinggevenden en verhalen van medewerkers die via Open Baan startten. Zoek daarnaast ambassadeurs, juist ook op de werkvloer.
Draagvlakscan — beoordeel per groep (management, recruiters, teamleiders, werkvloer):
Groen — begrijpt de bedoeling en is positief. Betrek hen actief.
Oranje — nieuwsgierig, nog vragen. Deel resultaten en geef ruimte.
Rood — weerstand of onzekerheid. Onderzoek waar de zorg zit (vaak controle, kwaliteit of eerdere ervaringen).
Richt je intern niet alleen op enthousiastelingen. Juist twijfelaars meekrijgen maakt de aanpak sterker.
Stap 5 · Onboarding
Minder selecteren betekent beter begeleiden. Verschuif tijd steken in selectie naar een sterke start.
Iedere nieuwe medewerker heeft het volgende nodig: een warm welkom, een duidelijk aanspreekpunt, heldere verwachtingen, uitleg over het werk en regelmatige feedback. Wijs daarom altijd een vaste begeleider aan.
Voorbeeldopbouw
Week 1 — kennismaken, veiligheid en werkwijze bespreken en een korte dagelijkse check-in.
Week 2 — kort gesprek: wat gaat goed en waar loopt iemand tegenaan?
Week 3 — voortgang, zelfstandigheid, afspraken over de volgende stap
Einde proefperiode — besluit over het vervolg
Beoordeel werkgedrag: op tijd komen, afspraken nakomen, veilig werken, samenwerken, tempo, kwaliteit, nieuwe taken oppakken en leergierigheid. Beoordeel niet op een vlotte babbel, cv of verleden.
Spreek vooraf af wie signaleert als iemand vastloopt, wie ondersteunt, wanneer je bijstuurt en welke alternatieven mogelijk zijn. Vraag eerst: “Wat heeft deze persoon nodig?” Vraag niet meteen: “Past deze persoon hier wel?”
Niet iedere persoon past bij iedere baan. Bij Open Baan kom je daar sneller achter. Wees daarop voorbereid.
basis-logo
Werk je inmiddels volgens Open Baan Basis? Ontvang het Open Baan Basis-logo en krijg een plek op onze website. Vraag hieronder het logo om te gebruiken aan.
Klaar voor Compleet?
Je gebruikt Open Baan voor meerdere vacatures. Er is een duidelijke rolverdeling, twijfels worden besproken, de proefperiode is aangescherpt en een gesprek vooraf speelt geen rol meer.
In Open Baan Compleet wordt Open Baan de standaard voor alle geschikte functiegroepen: geen cv, geen brief, geen gesprek vooraf en geen selectie tussen kandidaten. Beoordeling gebeurt in de praktijk.